Ya es hora de deshacerse de la lista de cosas que tiene por hacer

Armar un podio para hacer presentaciones en la sala de juntas

Enviar el informe de gastos de mayo

Programar las revisiones de desempeño trimestrales

¿Le parece esto familiar? Debería. Listas como estas son la base de cualquier sistema de productividad. La idea de registrar todas sus tareas, revisarlas regularmente y marcarlas a medida que se realizan es muy parecido al Evangelio de la productividad.

Pero agregar un elemento a una lista de tareas pendientes no es garantía de que se harán mágicamente. De hecho, especialmente en la era digital, eso es todo lo contrario. Lo único que se logra al incluir algo en una lista de cosas pendientes es recordarle constantemente lo que no ha hecho, ya que sus tareas ignoradas languidecen por siempre en la parte inferior de su aplicación o pantalla. No le llevará mucho tiempo que su lista de tareas exceda lo que posiblemente puede hacer, e incluso lo que puede ver.

Eso me sucedió, una y otra vez. Eventualmente, una lista de 40, 80 o 200 elementos se volvió tan abrumadora que dejé de verla. Entonces me perdí de algo importante, darme cuenta que necesito un nuevo sistema, usar una nueva aplicación-- comenzar todo el proceso nuevamente.

Finalmente me percaté que el problema no era conmigo. Era con mi lista de cosas pendientes por hacer. No estaba funcionando porque la estaba usando para demasiadas cosas diferentes. Afortunadamente, el equipo de herramientas tecnológicas en constante expansión ha dado pie a una nueva gama de herramientas que me han permitido ir más allá de la simple lista de cosas por hacer y crear un sistema que realmente funcione.

Así que por favor ponga esto en la parte superior de su lista de cosas por hacer: Deshágase de la vieja lista donde pone todo y reemplácela por una serie de herramientas que harán el trabajo. Así es como yo lo hice, al usar diferentes herramientas para manejar diferentes tareas.

- Para las prioridades clave: una nota quincenal. Una vez cada 10 o 14 días --o más a menudo, si me aproximo a una importante fecha límite o un viaje de negocios-- hago una lista de las cosas importante que tengo que hacer en la próxima semana o dos. Por lo general es una breve lista de cinco a 10 elementos.

Tengo una carpeta para estas “notas de trabajo” en la aplicación de notas que utilizo para poder realizar la mayor parte de mi trabajo. La mayoría de los elementos de mis notas semanales son demasiado relevantes o demasiado vagos como para incluirlos en una lista de tareas convencional: a menudo es solo una lista de las personas o clientes a los que no puedo olvidar consultar. La función principal de la nota es escribirla, lo que me ayuda a decidir a que le debo dar prioridad en la próxima semana o dos. Después de eso, rara vez la veo. Pero si llego al jueves y tengo la sensación persistente de que estoy olvidando algo, entonces puedo referirme a mi nota y asegurarme de no pasar nada por alto.

- Para las fechas límites difíciles: mi calendario. Poner el trabajo que tiene una fecha límite en una lista de tareas solo tiene sentido si usted es el tipo de persona que constantemente revisa su lista todos los días. De lo contrario, es muy fácil perderse de algo que debe hacer hoy porque está perdido en el mar de cosas que debe hacer esta semana o este mes. Ahora tengo un calendario específico de “fechas límite” en el que anoto todos mis plazos difíciles para el trabajo de algún cliente. Si estoy preocupado por cumplir con una fecha límite, también reservo uno o dos bloques de tiempo para realizar el trabajo específico de un proyecto en mi calendario principal, unos días o una semana antes de la fecha límite.

- Para compras: mi lista de compras Amazon Echo. No uso mucho mi Echo, pero hay una forma en la que ha cambiado mi vida: facilitar la actualización de una lista de abarrotes actualizada. Si veo que nos estamos quedando sin leche, le digo: “Alexa, agrega leche a nuestra lista de compras”. Mientras tanto, mi esposo, mis hijos, mi niñera y mi familia ampliada agregan cosas a la lista. Como mi esposo y yo podemos acceder a esa lista desde cada uno de nuestros teléfonos, siempre tenemos una lista de compras actualizada cuando estamos en la tienda.

- Para mis ideas geniales (y no tan buenas): una hoja de cálculo de Google. Muchos de los elementos que solían aparecer en mi lista de tareas eran ambiciosos: proyectos sobre los que quería pensar, por ejemplo, o publicaciones de blogs que podría querer escribir. Sin embargo, cuando necesitaba encontrar una idea para una publicación, tenía que revisar mi aplicación de tareas para encontrarla. Ahora mantengo una hoja de cálculo de Google para todas mis ideas, donde puedo ordenar, priorizar y encontrarlas cuando realmente necesito un proyecto, una presentación o una idea de historia.

- Para los correos electrónicos que necesito enviar: Followup.cc o Boomerang. Al igual que muchos profesionales, gran parte de mi trabajo me llega, lo envío o lo hago por correo electrónico. De hecho, muchas personas terminan usando su bandeja de entrada de correo electrónico como una lista de tareas dejando un mensaje en la bandeja de entrada como recordatorio para darle seguimiento, o pierden el tiempo transfiriendo sus tareas relacionadas con el correo electrónico a una lista de tareas por separado. (“Consultar con Mary para solicitar comentarios sobre el informe que le envié").

Sin embargo, varios complementos de correo electrónico pueden destacar un correo electrónico en una fecha específica, o después de un cierto período de tiempo, para que una vez más entre a su radar. Uso followup.cc para enviarme una copia de cualquier mensaje que necesite darle seguimiento; si le envío a alguien un informe para obtener sus comentarios, también lo envío a una dirección como 3d@followup.cc o 2wk@followup.cc (que lo devuelve a mi bandeja de entrada después de tres días o dos semanas, respectivamente). Boomerang, un complemento de Gmail, Outlook o Android, ofrece una función similar.

Traducido por Luis Felipe Cedillo

Fecha de publicación: 19/04/2018

Alexandra Samuel