La manera más inteligente de usar el correo electrónico en el trabajo

El correo electrónico se ha arraigado tanto en nuestra vida cotidiana que rara vez pensamos un segundo al respecto, pero quizás deberíamos hacerlo.

Los investigadores han centrado su atención en cómo podemos ser más inteligentes en el uso del correo electrónico en el trabajo, y han llegado a ideas sorprendentes, desde la mejor forma de domesticar una bandeja de entrada rebosante hasta las consecuencias no deseadas de las decisiones de puntuación.

En algunos casos, estos hallazgos anulan por completo lo que creemos saber sobre cómo escribir mensajes. Por ejemplo, responder el correo electrónico de inmediato puede ser una idea terrible, pero usar emoticones puede ser genial.

Estas son algunas cosas que han descubierto expertos en los campos de la psicología, gestión, lingüística y más.

No responda demasiado rápido, o después de la horas de trabajo.

¿Es bueno responder al correo electrónico con prontitud, cierto? No siempre. De hecho, en las empresas cuyas culturas enfatizan la velocidad de respuesta, los trabajadores están más estresados, son menos productivos, más reactivos y están menos propensos a pensar estratégicamente.

Esas son algunas de las conclusiones a las que llegó Emma Russell, profesora titular de psicología ocupacional en Kingston University de Reino Unido, sobre su reciente revisión de literatura académica.

“La gente piensa que si le responden rápidamente a su colega, eso va a apoyar una fuerte relación social, pero en términos de bienestar y productividad, no hubo evidencia de que ese tipo de cultura sea efectiva”, dijo la Dra. Russell.

Manejar el correo electrónico fuera del horario de trabajo también es perjudicial. Las personas que reciben un correo electrónico fuera de ese horario pueden sentir más presión para responder, descubrió Russell, y aquellos que lo hacen no son más eficientes, simplemente generan un mayor volumen de correo sin hacer realmente más trabajo.

Una cultura de empresa en la que se alienta a los empleados a responder correos electrónicos rápidamente puede ser particularmente difícil para las personas muy conscientes. Su investigación sobre estos trabajadores mostró que las notificaciones por correo electrónico les causaban más estrés que a otras personas y los hacía improductivos en sus otros trabajos, aunque a menudo postergaban la respuesta a las notas.

Por otro lado, la misma táctica no les funciona a todos. Sus conclusiones preliminares de un nuevo estudio con extrovertidos sugieren que cuando están trabajando en tareas rutinarias, ser interrumpido por una notificación de correo electrónico podría ser bueno para ellos: la estimulación social puede ayudarlos a evitar el aburrimiento y completar sus tareas de manera más efectiva.

Aun así, la Dra. Russell ha llegado a algunas conclusiones generales. Para la mayoría de los trabajadores, la estrategia de desactivar las alertas del correo electrónico pero revisarlo cada 45 minutos o más tiempo, y tomar medidas respecto a cada mensaje puede ayudar a reducir el estrés y permitir que las personas se sientan más en control de sus tareas.

También recomienda utilizar la función de “envío diferido” cuando responda el correo electrónico fuera del horario de trabajo, para que su bandeja de entrada se borre, pero no esté presionando a nadie para que responda. Si otras personas siguen esa regla, por supuesto, tampoco lo presionarán a usted.

Traducido por Luis Felipe Cedillo

Fecha de publicación: 19/04/2018

Andrew Blackman